Rejestr Umów
Wpisujesz umowę raz, a system sam liczy ostatni dzień na wypowiedzenie i przypomina mailem z wyprzedzeniem - na 60, 30, 14 i 7 dni. Nie musisz nic pamiętać ani zaglądać do kalendarza. Utrzymanie: 0 zł miesięcznie.
- Silnik przypomnień - gotowy plik do importu
- Szablon Rejestru z Pulpitem
- 4 wzory wypowiedzeń (DOCX)
- Przewodnik uruchomienia PDF, po polsku
Pilnuje terminów wypowiedzeń i przedłużeń za Ciebie
Umowy kończą się cicho. Termin na wypowiedzenie mija, a firma zostaje na kolejny rok - na gorszej taryfie za prąd, z przedłużoną dzierżawą sprzętu albo z abonamentem, którego nikt nie chciał. Zwykle nie dlatego, że ktoś zapomniał. Po prostu nikt nie pilnował daty.
Rejestr Umów robi to za Ciebie. Wpisujesz umowę raz, a system sam liczy ostatni dzień, w którym możesz jeszcze zareagować, i odzywa się mailem z wyprzedzeniem. Nie musisz pamiętać, nie musisz co tydzień przeglądać kalendarza.
Jeden rejestr zamiast trzymania wszystkich terminów w głowie
Kalendarz przypomni o dacie, ale nie policzy okresu wypowiedzenia i nie powie, że umowa właśnie przedłużyła się sama. Excel prowadzi listę, ale sam z siebie nigdy się nie odezwie. A przypomnienie ustawione przez jedną osobę znika razem z nią, gdy odejdzie z firmy.
Tutaj masz jedno miejsce, w którym są wszystkie umowy z terminami, i silnik, który codziennie te terminy sprawdza i wysyła powiadomienia. Wpisujesz dane raz, resztą zajmuje się system - dzień po dniu, także wtedy, kiedy o umowie nikt nie myśli.
Wpisujesz umowę
Osiem pól, około dwóch minut: nazwa, kontrahent, data końca, okres wypowiedzenia, czy przedłuża się automatycznie, wartość, osoba odpowiedzialna i link do skanu. To wszystko, co musisz zrobić ręcznie.
System liczy termin
Od daty końca umowy odejmuje okres wypowiedzenia i kilka dni zapasu na wysłanie pisma. Tak powstaje ostatni bezpieczny dzień na decyzję. Umowy z automatycznym przedłużeniem przeliczają się same po każdym cyklu.
Dostajesz przypomnienie
Na 60, 30, 14 i 7 dni przed tym terminem przychodzi mail: która umowa, ile dni zostało i czy przedłuży się sama, jeśli nic nie zrobisz. Wszystko w jednej wiadomości - nigdzie nie musisz się logować.
Podejmujesz decyzję
Przedłużasz, wypowiadasz albo negocjujesz. Jeśli wypowiadasz - w pakiecie masz gotowe pisma, uzupełniasz dane i wysyłasz. Gdy nikt nie zareaguje, przy 14 i 7 dniach przypomnienie idzie do właściciela, a w poniedziałek przychodzi krótki przegląd tygodnia.
Jak to wygląda w praktyce
Firma ma 30 aktywnych umów: najem biura, prąd, dwa leasingi, dzierżawę kserokopiarki, kilka abonamentów i umowy z dostawcami. Wszystkie wpisujesz do rejestru raz, na początku.
Pod koniec lipca system wysyła mail: umowa na prąd kończy się za pięć tygodni, okres wypowiedzenia to miesiąc, więc ostatni dzień na zmianę sprzedawcy jest już za tydzień. Właściciel dostaje przypomnienie, negocjuje nową stawkę i podpisuje na czas. Bez tego maila umowa po prostu weszłaby na droższą taryfę standardową, a nikt by tego nie zauważył do pierwszej faktury.
Komu to się przyda
Jeśli masz mniej niż 10 umów, spokojnie wystarczy Ci kalendarz i pół godziny raz na kwartał - wtedy ten produkt nie jest dla Ciebie.
Działa na Twoich darmowych kontach
Utrzymanie: 0 zł miesięcznie. Dane umów zostają u Ciebie - nic nie przechodzi przez nasze serwery. Przy typowej liczbie umów zużycie darmowych limitów to kilka procent.
Uruchomisz sam albo zlecisz mi
Czy muszę znać się na automatyzacjach?
Nie. Silnik dostajesz jako gotowy plik - importujesz go jednym kliknięciem, podłączasz swoje konta i wklejasz ID rejestru. Cała codzienna obsługa to Twoja skrzynka mailowa i rejestr. A jeśli wolisz w ogóle tego nie ruszać, jest wdrożenie za 500 zł.
Co dokładnie dostaję po zakupie?
Plik ZIP, a w nim: silnik przypomnień (plik do importu), link do szablonu rejestru, cztery wzory wypowiedzeń (DOCX) i przewodnik uruchomienia (PDF).
Gdzie są moje dane?
U Ciebie. Rejestr jest na Twoim Dysku Google, silnik działa na Twoim koncie Make, maile wychodzą z Twojego konta Brevo. Nic nie przechodzi przez nasze serwery.
Skąd system wie, kiedy przypomnieć?
Liczy termin: data końca umowy minus okres wypowiedzenia minus kilka dni zapasu na wysłanie pisma. Przypomnienia wychodzą na 60, 30, 14 i 7 dni przed tą datą. Umowy z automatycznym przedłużeniem przeliczają się same po każdym cyklu.
Ile umów obsłuży?
Rejestr jest przygotowany na 400 pozycji. Przy typowych 20-80 umowach zużycie darmowych limitów Make to kilka procent.
Co jeśli wyjadę na urlop?
Wysyłkę możesz wyłączyć jednym przełącznikiem, a dzień cotygodniowego przeglądu zmienisz w konfiguracji rejestru.